Dołącz do czytelników
Brak wyników

Profesjonalizm od progu, czyli outsourcing recepcji

Artykuł | 11 maja 2016 |
188
Każdy z nas wie, jak wielką rolę w kontaktach międzyludzkich odgrywa pierwsze wrażenie. Podobne mechanizmy działają w przypadku odwiedzania nowych miejsc. Wchodząc do siedziby danej firmy czy instytucji, często wyrabiamy sobie zdanie na jej temat na podstawie poziomu obsługi w recepcji. Dlatego ważne jest, kto odpowiada za jej prowadzenie.

Każdy z nas wie, jak wielką rolę w kontaktach międzyludzkich odgrywa pierwsze wrażenie. Podobne mechanizmy działają w przypadku odwiedzania nowych miejsc. Wchodząc do siedziby danej firmy czy instytucji, często wyrabiamy sobie zdanie na jej temat na podstawie poziomu obsługi w recepcji. Dlatego ważne jest, kto odpowiada za jej prowadzenie.

POLECAMY

Recepcja jest wizytówką każdego przedsiębiorstwa. To czy klient lub kontrahent został należycie obsłużony, często ma wpływ na decyzję o nawiązaniu współpracy. Dlatego firma powinna zadbaćo to, żeby pracownicy recepcji zachowywali się profesjonalnie, byli kulturalni i nienagannie ubrani. Zatrudniony personel powinien znać specyfikę firmy, którą reprezentuje oraz często też władać kilkoma językami obcymi.

Outsourcing czy insourcing?

Jedną z najważniejszych decyzji strategicznych dotyczących trybu, rodzaju i jakości prowadzenia recepcji jest merytoryczne rozstrzygnięcie kwestii „make or buy” – czyli czy samodzielne przeprowadzić rekrutację, zatrudnić personel, przeszkolić go i nadzorować jego pracę, czy sięgnąć po kompleksową ofertę usług wyspecjalizowanej firmy zewnętrznej. Outsourcing, czyli podejście typu ,,buy” umożliwia przedsiębiorstwu koncentrację na właściwym biznesie. To firma zewnętrzna szkoli pracowników recepcji, dostarczając im szczegółowe informacje na temat działalności oraz kultury organizacyjnej swojego klienta. Sprawuje ciągłą kontrolę nad ich pracą. Takie rozwiązanie nie tylko pozwala utrzymać niższy poziom zatrudnienia, zapewniając wysoko wykwalifikowany personel, który będzie realizował usługi na najwyższym poziomie, ale również wpływa na obniżenie kosztów z tym związanych.

Profesjonalna organizacja recepcji

Firmy świadczące kompleksowe usługi dla nieruchomości, takie jak Sodexo Polska On-site Services, posiadają wiedzę oraz doświadczenie, dzięki którym optymalnie dopasowują wielkość i formę zatrudnienia na recepcji do potrzeb danego przedsiębiorstwa czy instytucji. W ramach współpracy pracownicy Sodexo zajmują się nie tylko obsługą recepcji i połączeń telefonicznych, ale także takimi działaniami, jak archiwizowanie dokumentów, zarządzanie bazą danych klienta, przygotowywanie raportów czy obsługiwanie korespondencji firmowej. Personel może zajmować się także zarządzaniem miejscami parkingowymi czy kompleksową organizacją wyjazdów służbowych i spotkań biznesowych.

Dzięki temu, że Sodexo posiada własną agencję pracy tymczasowej, jest w stanie szybko i sprawnie reagować na zmieniające się w czasie zapotrzebowanie kadrowe. To rozwiązanie eliminuje wszystkie problemy związane z organizacją pracy, wysoką rotacją czy organizacją zastępstw i urlopów, co często prowadzi do obniżenia standardu pracy recepcji. Warto podkreślić, że osoby rekrutowane na stanowiska recepcyjne posiadają komunikatywną znajomość języków obcych, doświadczenie praktyczne oraz zostały odpowiednio przeszkolone.

Partnerstwo i zaufanie

Podejmując współpracę na zasadzie outsourcingu, można wiele zyskać, jednak decydując się na takie rozwiązanie należy rozważnie dobierać partnerów. Zdarza się, że firmy oferujące usługi prowadzenia recepcji nie mają odpowiedniego przygotowania merytorycznego, odpowiednio wykwalifikowanej kadry czy praktyki. Dlatego tak istotne jest wybra...

Pozostałe 70% treści dostępne jest tylko dla Prenumeratorów

Co zyskasz, kupując prenumeratę?
  • 6 drukowanych wydań magazynu Online Marketing
  • Dodatkowe artykuły niepublikowane w formie papierowej
  • Dostęp do czasopisma w wersji online
  • Dostęp do wszystkich archiwalnych wydań magazynu oraz dodatków specjalnych
  • ... i wiele więcej!
Sprawdź szczegóły

Przypisy