Co to jest CRM SaaS?
CRM SaaS to system zarządzania relacjami z klientami udostępniany w modelu usługowym, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Działa przez przeglądarkę internetową, co oznacza, że cały proces obsługi klientów, planowania działań, sprzedaży czy analiz odbywa się online – na stronie dostawcy usług.
POLECAMY
Skrót CRM oznacza Customer Relationship Management, czyli zarządzanie relacjami z klientami. Z kolei SaaS (Software as a Service) to model dystrybucji oprogramowania, w którym aplikacja działa na zewnętrznych serwerach dostawcy i jest dostępna przez internet.
Zamiast kupować licencję i instalować program na własnych komputerach, firma płaci miesięczny lub roczny abonament, zyskując dostęp do gotowego rozwiązania z poziomu przeglądarki – niezależnie od lokalizacji czy urządzenia.
Tablica sprzedażowa w przykładowym CRM SaaS.
Jak działa system CRM w modelu SaaS?
Działanie CRM SaaS opiera się na chmurze – dane przechowywane są na serwerach dostawcy usług. Użytkownik loguje się do systemu przez przeglądarkę internetową i zyskuje dostęp do wszystkich funkcji, m.in.:
- zarządzanie kontaktami – w tym leadami, klientami i osobami kontaktowymi;
- śledzenie procesu sprzedaży – od oferty do podpisania umowy;
- kalendarz i planowanie – zadania, spotkania, przypomnienia;
- zarządzanie dokumentami – oferty, produkty, cenniki;
- automatyzacja – powtarzalne działania wykonywane bez ręcznego udziału;
- raportowanie i prognozy – analiza skuteczności zespołu i lejka sprzedaży.
System tego typu daje też możliwość integracji z innymi narzędziami, np. Mailchimp, Google Kontakty, Zapier czy systemy e-mailowe, pozwalając utrzymać całą komunikację i operacje w jednym środowisku.
Dlaczego firmy wybierają SaaS CRM?
Nie chodzi już tylko o wygodę, ale o konkretną przewagę w działaniu. Firmy korzystające z systemów CRM w modelu SaaS zyskują na czasie, precyzji i kontroli nad relacjami z klientami.
Powody, dla których ten model dominuje na rynku:
Brak konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania
Całość działa przez przeglądarkę. Nie potrzebujesz wdrożeń informatycznych, skomplikowanej infrastruktury ani licencji offline. To zmniejsza próg wejścia i znacząco skraca czas uruchomienia systemu.
Dostęp z dowolnego urządzenia
Polecane przez nas rozwiązanie, Raynet: System CRM SaaS działa na laptopie, smartfonie i tablecie. Niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, na spotkaniu czy pracujesz zdalnie – dane są zawsze pod ręką. Mobilna aplikacja umożliwia dodawanie notatek, przeglądanie kalendarza czy kontaktów w czasie rzeczywistym.
Regularne aktualizacje po stronie dostawcy
Dzięki modelowi SaaS, systemy CRM są na bieżąco rozwijane i udoskonalane. Nowe funkcje pojawiają się automatycznie, bez konieczności ręcznej aktualizacji. To nie tylko wygoda, ale też gwarancja ciągłego rozwoju narzędzia.
Niższe koszty początkowe
CRM w modelu SaaS nie wymaga inwestycji w infrastrukturę IT, własne serwery czy specjalistyczną wiedzę. Koszty są przewidywalne – najczęściej w formie miesięcznej subskrypcji. To pozwala firmom dopasować wydatki do aktualnych potrzeb.
Skalowalność i elastyczność
Możliwość rozbudowy konta o nowych użytkowników lub funkcje, gdy firma się rozwija. W zależności od potrzeb, można zmieniać plan, dodawać integracje, konfigurować własne pola i przyciski.
Tworzenie własnych kategorii w CRM SaaS.
Bezpieczeństwo danych w SaaS CRM
Jednym z najczęściej podnoszonych tematów przy okazji przechowywania danych online jest bezpieczeństwo danych klientów. I słusznie – bo bez zaufania nie ma sensu inwestować w cyfrowe narzędzia.
Systemy CRM SaaS oferują zaawansowane mechanizmy ochrony, porównywalne, a często nawet wyższe niż tradycyjne CRM przechowywane lokalnie. Dane są szyfrowane, dostęp chroniony jest hasłem i często dwuskładnikowym uwierzytelnianiem. Dodatkowo, administratorzy mogą ustawiać poziomy dostępu dla pracowników, a historia zmian w systemie jest rejestrowana.
W modelu SaaS bezpieczeństwo leży po stronie dostawcy – i to on odpowiada za infrastrukturę, backupy i ochronę serwerów. Dla większości firm oznacza to większy spokój i mniej obowiązków.
Funkcje CRM SaaS: czego możesz się spodziewać?
Współczesne systemy CRM oferowane w formie usługi mają o wiele więcej możliwości niż tylko bazę kontaktów. Wyróżnia je integracja z innymi narzędziami, dostępność analityki i możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb zespołu.
System CRM SaaS może zawierać między innymi:
- personalizację widoku – własne kolumny, przyciski, filtry;
- zarządzanie procesem sprzedaży – wizualne tablice (np. Kanban), etapy sprzedaży, pipeline;
- automatyzację działań – przypisywanie zadań, powiadomienia, integracje z e-mailami;
- elektroniczne podpisy – skracające czas formalności i zwiększające efektywność;
- analizę skuteczności zespołu – raporty, wskaźniki, prognozy sprzedaży.
To pozwala firmom na sprawne zarządzanie kontaktami i sprzedażą, ale też na efektywne wykorzystanie danych do podejmowania decyzji biznesowych.
Nie tylko narzędzie dla dużych firm
Choć często CRM kojarzy się z dużymi zespołami sprzedażowymi, rzeczywistość wygląda inaczej. Z systemów CRM SaaS korzystają:
- małe firmy chcące uporządkować dane kontaktowe i lepiej śledzić klientów;
- średnie przedsiębiorstwa planujące rozwój sprzedaży i lepsze prognozy;
- duże zespoły wymagające wielopoziomowego dostępu i integracji z innymi narzędziami.
Ze względu na możliwości dostosowania do specyficznych potrzeb firmy, model SaaS staje się idealnym rozwiązaniem zarówno dla jednoosobowej działalności, jak i międzynarodowego zespołu handlowego.
Integracje z innymi narzędziami i automatyzacja
W dobrze zaprojektowanym systemie CRM możesz połączyć działania zespołu sprzedaży z:
- kalendarzem Google lub innym zewnętrznym kalendarzem – synchronizując spotkania i terminy;
- systemami e-mailowymi – odbierając i wysyłając wiadomości bez opuszczania CRM;
- narzędziami automatyzującymi – np. Make lub Zapier, pozwalającymi budować scenariusze automatyczne (np. automatyczne przypisywanie zadań po pozyskaniu leada);
- platformami marketingowymi – np. Mailchimp, aby prowadzić zautomatyzowaną kampanię mailingową bez dublowania danych.
Tego rodzaju automatyzacja zwiększa efektywność pracy zespołu, ale też znacząco zmniejsza ryzyko błędów. Pracownicy nie muszą ręcznie przeklejać danych czy pamiętać o każdej interakcji – system robi to za nich.
W praktyce oznacza to, że wiele codziennych działań – od planowania spotkania po wysłanie oferty – może odbywać się automatycznie, a przedstawiciele handlowi zyskują czas na budowanie relacji z klientami.
Porównanie z tradycyjnymi systemami CRM
W celu uzyskania pełniejszego obrazu warto zestawić systemy CRM w modelu SaaS z tradycyjnymi rozwiązaniami instalowanymi lokalnie (tzw. on-premise).
Cechy
SaaS CRM
Tradycyjne CRM
Instalacja
Brak – działa w przeglądarce
Wymaga instalacji na komputerach
Aktualizacje
Automatyczne, po stronie dostawcy
Wymagają ręcznego wdrażania
Koszty początkowe
Niskie (abonament)
Wysokie (licencje, serwery, IT)
Bezpieczeństwo
Szyfrowanie, backup, 2FA
Zależne od wewnętrznej infrastruktury
Skalowalność
Wysoka, elastyczna
Ograniczona przez zasoby IT
Dostęp zdalny
Dowolne urządzenie, dowolne miejsce
Ograniczony lub niedostępny
Nie bez powodu, według danych Grand View Research, sektor CRM w modelu SaaS stanowi już ponad 80% całego rynku CRM (raport z 2023 roku). Trend jest jasny: firmy wolą mieć mniej obowiązków technicznych, a więcej możliwości elastycznego zarządzania.
Nie tylko kontakty – zaawansowana analityka i prognozy
Zaawansowana analityka pozwala analizować:
- skuteczność działań sprzedażowych – ilu klientów przeszło przez cały lejek sprzedaży;
- aktywność zespołu – liczba spotkań, zadań, wiadomości;
- prognozy sprzedaży – bazujące na obecnym pipeline i danych historycznych.
Umiejętnie skonfigurowany system CRM może więc wskazać, na jakim etapie firma traci najwięcej potencjalnych klientów, a także pomóc przewidzieć wyniki sprzedażowe w najbliższych tygodniach.
Analityka i prognozy w CRM SaaS.
Wyzwania przy wdrożeniu – i jak ich unikać
Choć CRM SaaS jest stosunkowo prosty do wdrożenia, nie oznacza to, że wszystko dzieje się samo.
Są pułapki, na które warto uważać:
- Brak dopasowania do rzeczywistych potrzeb – nie każdy system nadaje się do każdej branży. Ważne, aby miał możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb (np. własne pola, widoki, role użytkowników).
- Zbyt skomplikowana konfiguracja – zamiast 50 funkcji, z których korzysta tylko jedna, lepiej mieć prosty i przejrzysty system, który rzeczywiście wspiera codzienną pracę.
- Brak przeszkolenia zespołu – nawet najlepszy system nie zadziała, jeśli użytkownicy nie wiedzą, jak z niego korzystać. Warto zwrócić uwagę, czy dostawca zapewnia wsparcie i szkolenia.
Przemyślane wdrożenie, dobrze dobrane funkcje i jasne cele – to priorytet sprawnego korzystania z CRM SaaS.
Jak wybrać najlepszy CRM SaaS dla swojej firmy?
Nie istnieje jeden idealny system – ale są wyraźne cechy, które powinien mieć każdy solidny CRM SaaS:
- możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb zespołu;
- pełna historia relacji z klientem dostępna w jednym miejscu;
- kalendarz i zadania zintegrowane z kontaktami i sprzedażą;
- zaawansowane raportowanie i wizualizacje danych;
- szybka obsługa klienta – e-mail, czat, szkolenia;
- bezpieczeństwo danych – szyfrowanie, poziomy dostępu, historia zmian.
Wnioski
System CRM działający w modelu SaaS to narzędzie wspierające precyzyjne zarządzanie relacjami, sprzedażą i analizą danych bez konieczności instalowania lokalnego oprogramowania. Dzięki pracy przez przeglądarkę internetową zyskujesz dostęp do informacji z dowolnego urządzenia, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu ochrony. Funkcje integrujące różne narzędzia, automatyzujące procesy i umożliwiające personalizację sprawiają, że system dopasowuje się do specyfiki struktury i zespołu. Takie rozwiązanie znacząco podnosi efektywność pracy i wspiera podejmowanie decyzji w oparciu o aktualne dane.
